چه یک فرد خوداشتغال باشید یا یک شرکت، همیشه ارسال فاکتور برای مشتریان ضروری خواهد بود. ارسال فاکتور به نوعی یک راه برای توجیه و دریافت پول به ازای محصولات فروخته شده یا خدمات انجام شده است. با این حال، بسیاری از شرکت‌ها یا کارکنان فردی در مورد نحوه انجام این کار اطلاعات دقیق ندارند. به طوری که تمام ضروریات را در داخل فاکتورها قید نمی‌کنند. ما در این مطلب به شما نشان می‌دهیم که دقیقاً چطور فاکتورها را در اسپانیا بنویسید.
همچنین، شما یاد می‌گیرید که در هر کدام از آنها چه مواردی را باید قید کنید. لطفا تا پایان این مطلب همراه ما باشید.
فاکتور چیست و چه زمانی باید صادر شود؟
اجازه دهید از ابتدا شروع کنیم. فاکتور مدرکی است که شما باید برای مشتریان خود ارسال کنید تا بابت محصولات فروخته شده یا خدمات ارائه شده پول دریافت کنید. بنابراین، قانون شما را به ایجاد این مدرک درست بعد از هر نوع معامله با مشتریان ملزم می‌کند. شما در فاکتورها نه تنها باید مقدار محصولات یا خدمات فروخته شده را قید کنید، بلکه باید مالیات بر ارزش افزودۀ اعمال شده و مالیات بر درآمد را نیز در آنها لحاظ کنید.
در بخش‌های بعدی به طور مفصلی هر یک از این عناصر را بررسی خواهیم کرد. همچنین، شما باید در پایان هر سه ماه تمام فاکتورهای ارسال شده برای مشتریان خود را جمع آوری کرده و برای اداره مالیات ارسال کنید. به علاوه، به خاطر داشته باشید که باید فاکتورهای خود را حداقل به مدت 4 سال نزد خود نگه دارید، زیرا در صورت بازرسی توسط سازمان مالیاتی باید آنها را ارائه کنید.
چه مواردی را باید در فاکتورها قید کنید؟
در اینجا می‌خواهیم به مهمترین عناصر درون فاکتور بپردازیم. به عبارت دیگر، هر فاکتور معتبری باید شامل موارد زیر باشد:
شماره فاکتور
برای هر فاکتوری باید یک شماره منحصر به فرد و مستقل اختصاص داده شود که با شماره‌های دیگر فاکتورها متفاوت باشد. یعنی هر بار که فاکتور جدیدی صادر می‌کنید باید به آن یک شمارۀ بخصوص اختصاص دهید. به خاطر داشته باشید که نباید هیچ جهشی در شماره‌های فاکتورها مشاهده شود. از طرف دیگر، نباید در فاکتور بعدی تاریخ قبلی نوشته شود. بعنی برای مثال، شمارۀ فاکتوری که در فوریه 2020 ارسال می‌شود، نباید کمتر از شمارۀ فاکتور ارسالی در ژانویه همان سال باشد.
تاریخ فاکتور
تاریخ فاکتور یکی دیگر از قسمت‌های مهم یک فاکتور محسوب می‌شود. توجه داشته باشید که این تاریخ باید با تاریخ صدور تطابق داشته باشد، یعنی همان تاریخی که فاکتور را برای مشتری ارسال می‌کنید.
نام هر دو طرف
شما باید در فاکتور نام خود و همچنین نام گیرندۀ فاکتور را جهت شناسایی دو طرف معامله درج کنید. بنابراین، باید در قسمت بالای فاکتور، نام شرکت یا نام و نام خانوادگی یک فرد خوداشتغال قید شود. دقت کنید که در مورد یک شرکت ذکر نام اختصاری نوع شرکت اهمیت زیادی دارد. در این راستا، شما باید از ستون سمت چپ برای درج تمام اطلاعات مربوط به مشتری یا گیرنده و از ستون سمت راست برای درج اطلاعات خود یا فرستنده استفاده کنید.
شماره شناسایی مالیاتی
در ادامه بلافاصله بعد از نام شرکت یا نام فرد خوداشتغال باید شماره شناسایی مالیاتی را قید کنید. در مورد یک شرکت، این شماره همان شمارۀ CIF خواهد بود و در مورد یک فرد خوداشتغال نیز شماره DNI یا NIE همان نقش را بازی می‌کند.
آدرس شرکت فرستنده و گیرنده
سومین و آخرین خط داخل اطلاعات فرستنده و گیرنده به آدرس شرکت‌ها مربوط می‌شود. به عبارت دیگر، در این قسمت باید آدرس کامل شرکت فرستنده و گیرنده شامل خیابان، پلاک، طبقه، کد پستی، شهر، استان و کشور قید شود.
محتویات فاکتورها در اسپانیا
شرح عملیات
شما در این قسمت باید یک جدول شامل مفاهیم یا ستون‌های زیر ایجاد کنید:
- نام محصول فروخته شده یا خدمات ارائه شده
- قیمت واحد
- قیمت نهایی بدون مالیات: یعنی همان نرخ پایه
- درصد مالیات بر ارزش افزوده
- مالیات بر درآمد شخصی: نرخ این مالیات در دو سال اول فعالیت تجاری 7 درصد و پس از آن 15 درصد است
جمع‌بندی
از طریق جدول بالا که ردیف‌های مختلفی را در رابطه با مفاهیم یا محصولات مختلف فاکتور اضافه کرده‌اید باید قیمت آنها بدون مالیات، مالیات بر ارزش افزوده متناظر و نگهداشت را اضافه کنید. شما در این بخش که در پایین بخش قبلی قرار دارد، باید تمام این اعداد را جمع کنید. یعنی تمام پایه‌های مشمول مالیات، مالیات بر ارزش افزوده‌ها و کسورات تکلیفی را با هم جمع کنید. به محض انجام این عملیات، آن را اضافه می‌کنید تا مجموع هر مورد در فاکتور به دست آید.
در نتیجه، شما کل مبلغ پرداختی توسط مشتری را محاسبه می‌کنید.
شرایط فاکتور
در نهایت، در پایین‌ترین قسمت این مدرک شما تمامی شرایط مربوط به فاکتور را درج خواهید کرد. منظور ما در اینجا تاریخ سررسید فاکتور، روش پرداخت و غیره است.
آیا مالیات بر ارزش افزوده باید به تمام فاکتورها اعمال شود؟
خیر. اعمال یا عدم اعمال این مالیات به نوع مشتری که شما به وی خدماتی ارائه کرده‌اید و یا محصولاتی را فروخته‌اید، بستگی دارد. در صورت حضور این مشتری در داخل اسپانیا، شما باید مالیات بر ارزش افزوده مربوطه را اعمال کنید. با این حال، اگر معامله با یک مشتری در اتحادیه اروپا انجام شود، نباید این مالیات را لحاظ کنید، زیرا فرد مورد نظر حتماً مالیات بر ارزش افزوده را ثبت کرده است.
فاکتور اصلاحی چیست؟
فرض کنید شما برای یکی از مشتریان خود فاکتوری را صادر می‌کنید، اما بعداً متوجه یک خطا یا اشکال قانونی در آن می‌شوید. برای مثال، مالیات بر ارزش افزوده یا درصدهای کسورات تکلیفی را به اشتباه محاسبه کرده‌اید. در این موارد، شما باید نسبت به اصلاح اصل فاکتور اقدام کنید. به علاوه، شما باید یک شماره گذاری اضافی خاص به آن اختصاص دهید. توجه داشته باشید که فقط در صورتی باید این فرایند را انجام دهید که فاکتور سه ماه قبل از فاکتور فعلی صادر شده باشد.
به علاوه، شما باید قبلاً مالیات بر ارزش افزودۀ آن را اعلام و پرداخت کرده باشید. در نتیجه، آژانس مالیات اسپانیا مبلغ اضافی پرداخت شدۀ مالیات بر ارزش افزوده را به شما پس می‌دهد. فاکتور اصلاحی باید شامل چه مواردی باشد؟ خیلی ساده است. این فاکتور نیز باید مشابه فاکتور اصلی با رفع ایرادات قبلی باشد.